Przez Katherine Schwartz
Specjalista ds. generowania popytu
SpaceIQ

Na pierwszy rzut oka, utrzymanie obiektów wydaje się być pojęciem niezależnym. Ale jak wygląda reżim konserwacji obiektu? Jaki jest jego cel w większym schemacie działalności biznesowej?

Obsługa techniczna obiektów wykracza poza naprawę zepsutych drzwi czy konserwację systemów HVAC. To łączny, kompletny nadzór nad wszystkim, co sprawia, że budynek działa na co dzień. Uwzględnia każdy element obiektu, zajmuje się delegowaniem obowiązków, angażuje personel wewnętrzny i zewnętrzny oraz włącza obiekty do strategicznych planów operacyjnych. Stwierdzenie, że konserwacja obiektów dotyka każdego elementu działalności firmy nie jest przesadą, a niedocenianie jej znaczenia jest poważnym błędem.

Przyjrzyjrzyj się temu, co wchodzi w zakres konserwacji obiektów i jak wszechstronny jest ten aspekt sukcesu firmy.

Typy konserwacji budynków

Jakie są przykłady konserwacji obiektów? Zazwyczaj zadania związane z utrzymaniem obiektów dzielą się na różne kategorie w zależności od częstotliwości i dotkliwości, z uwzględnieniem takich aspektów jak koszt, złożoność i to, czy obowiązek ten przejmą pracownicy wewnętrzni czy dostawcy. Dla większości obiektów, różne rodzaje konserwacji budynku dzielą się na następujące kategorie:

• Planowe plany konserwacji obiektu: Pozycje, które można zaplanować z wyprzedzeniem i umieścić w kalendarzu.
• Nieplanowana konserwacja: Zagadnienia, które występują poza planowaną konserwacją.
• Przegląd awaryjny: Nieplanowane problemy, które wymagają szybkiej uwagi.
• Ulepszenia kapitałowe: Wysokoko kosztowne, złożone modyfikacje wykraczające poza rutynę.

Kierownicy obiektów muszą podzielić konserwację na kategorie i podjąć odpowiednie działania. Na przykład, sprzątanie terenu w miesiącach letnich może być zaplanowane na każdy wtorek i sobotę, podczas gdy przepalona żarówka może być zgłoszona jako zgłoszenie do pomocy technicznej, a nieplanowana konserwacja.

Niezbędne prace konserwacyjne to zwykle te, które stwarzają zagrożenie dla zdrowia lub osób, jeśli pozostaną nierozwiązane – oblodzenie schodów wejściowych w zimie. Usprawnienia kapitałowe zwykle wymagają współpracy z innymi interesariuszami i komitetami nadzorującymi budżet.

Usługi twarde i miękkie

Różne rodzaje konserwacji budynku mają różny priorytet – zwykle w zależności od tego, czy są to usługi twarde czy miękkie. O twardych i miękkich usługach konserwacji obiektów pisaliśmy już wcześniej. Oto krótkie podsumowanie:

• Usługi twarde dotyczą samego budynku (HVAC, hydraulika, elektryka)
• Usługi miękkie wpływają na działania i ludzi (sprzątanie, zarządzanie odpadami, wystrój)

Choć obie są ważne, usługi twarde zazwyczaj mają pierwszeństwo przed miękkimi, ponieważ są uważane za istotne i nagłe. Koszty związane z usługami twardymi mają tendencję do wzrostu, im dłużej pozostają nierozwiązane.

Kto wykonuje pracę?

Jak utrzymać obiekt? To dobre pytanie – zwłaszcza, że obiekty stają się coraz większe i bardziej złożone. W przypadku małych firm, wewnętrzny zespół może być w stanie wykonać większość podstawowych czynności konserwacyjnych; jednak w miarę rozwoju firmy, aby utrzymać budynek na odpowiednim poziomie, trzeba będzie korzystać z usług większej liczby osób i szerszego zakresu umiejętności.

Kierownicy obiektów stoją na czele inicjatyw związanych z konserwacją budynków i są w dużej mierze odpowiedzialni za delegowanie zadań konserwacyjnych. Polegają na różnych grupach wsparcia:

• Wewnętrzny personel zajmujący się obiektami: Zadania związane z podstawowymi, terminowymi pracami konserwacyjnymi.
• Rzemieślnicy kontraktowi: Zadania związane z kompleksową, pilną konserwacją.
• Zatwierdzeni sprzedawcy (SLA): Zadania związane z rutynowymi, bieżącymi elementami konserwacji.

Delegacja występuje na wiele sposobów. Zgłoszenia do pomocy technicznej są często używane jako wewnętrzne środki przydzielania prac konserwacyjnych. Umowy o poziomie świadczonych usług (SLA) tworzą harmonogramy i zakresy prac, których muszą przestrzegać zewnętrzni dostawcy. Większość kierowników obiektów ma również sieć kontraktowych rzemieślników, do których może się zwrócić o renomowane usługi.

Istnieje również koncepcja zintegrowanego zarządzania obiektami, która łączy jak najwięcej prac konserwacyjnych pod parasolem jednego dostawcy, aby usprawnić koszty i szybkość działania.

Uwagi dotyczące konserwacji obiektów

Ostatnie pytanie, które należy zadać, to… dlaczego? Dlaczego tak ważne jest, aby dbać o konserwację obiektu i poświęcać tak szerokie zasoby i uwagę budynkowi? Czy ta koncentracja na kosztach ogólnych jest tego warta?

Bezwzględnie. Obiekty dotykają każdej części działalności firmy i są integralną częścią jej strategicznych inicjatyw. Bez dobrze zarządzanego, dobrze utrzymanego miejsca pracy, firmie brakuje istotnego atutu, a nawet może się okazać, że stanowi to poważną przeszkodę w osiągnięciu sukcesu. Kierownik obiektu ma dwa cele:

• Operacyjny: Stworzenie bezpiecznego, dostępnego, wygodnego i użytecznego środowiska dla pracowników, gości i klientów.
• Strategiczny: Pomoc firmie w osiągnięciu szerokich celów w zakresie przychodów i kluczowych wskaźników wydajności poprzez świadome zarządzanie kosztami ogólnymi.

Obsługa techniczna obiektów kumuluje się. Każde zrealizowane zadanie składa się na obiekty, które działają prawidłowo, co toruje drogę pracownikom do wykonywania ich najlepszej pracy, co pozwala firmie rozwijać się i odnosić sukcesy. Nic nie jest ważniejsze niż dobrze utrzymany, solidny fundament – dla większości firm tym fundamentem są ich obiekty.

Obiekty wymagają stałej konserwacji

Najbardziej imponującym aspektem konserwacji obiektów jest to, że jest ona wszechobecna. Utrzymanie obiektów odbywa się codziennie i wymaga perspektywicznego podejścia, aby wyprzedzić pojawiające się potrzeby. Chociaż kierownik obiektu może nadzorować i koordynować konserwację obiektu, do wykonania zadań na każdym poziomie potrzebny jest cały zespół.

Jak na ironię, konserwacja obiektu w dobrym wykonaniu często pozostaje niezauważona. Gdy wszystko działa tak, jak powinno, bez zakłóceń i obciążeń, pracownicy, goście i wszyscy inni mający do czynienia z obiektami będą mieli bezproblemowe doświadczenia. Jest to nagroda warta zainwestowania czasu, energii i kapitału.

Kontynuuj czytanie: Zapoznaj się z planem konserwacji obiektu

.