Hvad du vil lære at gøre: Dette modul fokuserer på at arbejde i grupper og teams. Gode manerer eller etikette er et underliggende tema for at starte interaktionen på den rigtige måde. Selv om nogle af de ting, der diskuteres i dette afsnit, kan virke som almindelig viden eller sund fornuft, kan det være nyttigt at blive mindet om grundlæggende manerer. Derudover er der flere vigtige påmindelser eller lektioner om at arbejde sammen med andre og deltage i firmaarrangementer.

Læringsresultater

• Diskutere passende måder at opføre sig på på en arbejdsplads
• Diskutere passende og upassende adfærd ved firmaarrangementer

Interaktion på arbejdspladsen

Det første og måske mest varige indtryk, du gør på en arbejdsplads, starter med manerer: hvordan du opfører dig, og hvordan du opfører dig. Der er mange kulturelle spørgsmål involveret i diskussionen om, hvordan man opfører sig på en arbejdsplads. Som med resten af dette kursus er disse lektioner baseret på amerikansk virksomhedskultur. Hvis du har kontakt med personer fra andre lande eller kulturer, skal du sørge for at læse op på deres kulturelle standarder. Der findes omfattende ressourcer på nettet med oplysninger om forretningsetikette i forbindelse med internationale rejser.

Tøj

På afstand begynder det første indtryk med påklædningen. Er du klædt passende på til denne arbejdsplads? At “klæde sig på” ændrer betydning fra en lørdagsklub til et sted for tilbedelse og til arbejdspladsen. Hvis der ikke findes en uniform eller en direkte politik for virksomhedens påklædning, skal du se på, hvad din chef og din chefs chef har på på arbejdspladsen. Prøv at klæde dig som disse personer, så længe det passer til det arbejde, du rent faktisk udfører. Men overdriv det ikke på en måde, der gør, at du ikke passer ind. Hvis alle på din arbejdsplads bærer bukser og skjorter, skal du ikke bære et tredelte jakkesæt!

En del af den fælles visdom er at klæde sig som den medarbejder, du ønsker at være ved din næste forfremmelse. Der er tidspunkter, hvor du måske bliver bedt om at deltage i et arrangement uden for den sædvanlige arbejdsplads. Det kan endda være en smule socialt (f.eks. at tage en kunde med ud at spise). Det er bedre at spørge andre om passende påklædning end at dukke forkert klædt op. Denne færdighed fungerer i individuelle situationer og særligt godt, når du er sammen med en gruppe. Tænk på din påklædning som et udtryk for respekt over for den eller de andre personer.

Kropssprog

Det andet indtryk, du gør, er med kropssproget. Holdningen (en form for kropssprog) kommunikerer en masse om dig. Står du oprejst med skuldrene tilbage, men ikke stiv? Rejste du dig, når en ny person kom ind i rummet? Er dine ben eller ankler krydset? Er dit hoved oppe og ser du på den anden person? Hvis svarene på disse spørgsmål er “ja”, identificerer de en person, der er klar til at udføre dagens arbejde, en person, der er selvsikker.

I samtaler bør du være opmærksom på og forsigtigt kopiere kropssproget hos andre, som du taler med. Hvis den anden person læner sig en smule indad, bør du overveje at gøre det samme. Hvis den anden person er lænet tilbage mod sin stol, kan du gøre det samme. Undgå at kopiere eller efterligne den anden persons bevægelser, men følg subtilt efter ham eller hende med lignende bevægelser. Dette er mere passende, hvis den anden person har organisatorisk rang eller magt.

Nærhed, eller rummet omkring personer, er en anden meget kulturelt bundet komponent i kropssproget. Start med at respektere andres arbejdsrum. Uanset om din kollega sidder på et kontor eller i en bås, så hold en pause for at få tilladelse til at komme ind i det pågældende rum. Når du først er i samtaleafstand til en anden person, er der ingen, der har et målebånd til at bestemme, hvor tæt eller langt man skal stå fra en anden person, men der er noget, der hedder passende afstand og respekt for det personlige rum. Begynd på en afstand, hvor du føler dig godt tilpas. Hvis du bemærker, at personen forsigtigt trækker sig tilbage, er du for tæt på. Hvis personen enten rykker ind, læner sig indad for at høre eller gentagne gange beder dig om at gentage dig, er du måske for langt væk. Hvis den person, du taler med, sidder ned, skal du forsøge at sidde i nærheden af vedkommende, så du er på samme samtaleniveau. Hvis det ikke er muligt, skal du sørge for, at du ikke står så tæt på, at de føler, at du ser ned på dem. Hvis du sidder ned, og den person, du taler med, står op, skal du tilbyde dem en plads i nærheden af dig eller stå op, så du er på deres niveau.

Handshakes

Handshakes er en fast bestanddel af forretningshilsner og professionelle hilsner. De er en anden måde at få en god start – eller ej. Dit omdømme kan blive skabt i denne interaktion på få sekunder. Ræk ud med din højre hånd for at gribe fat i den anden persons højre hånd. Tag et fast greb, men ikke på en måde, der tyder på en styrkeprøve. Ryst forsigtigt hånden op og ned tre til fire gange. Mens du ryster hånden, skal du se den anden person i øjnene og fortsætte samtalen. Det er hensigtsmæssigt at gøre en indsats for at give hånd til alle personer i gruppen eller i umiddelbar nærhed. I et lokale med 100 personer vil ingen kunne give hånd til alle, men hils på dem, der er tæt på dig, eller dem, der kommer ind i området. Hvis nogen er skadet eller syg, kan de vælge at undlade at give hånd. Respekter deres ønsker i denne henseende og giv dem blot et venligt “Det er en fornøjelse at møde dig”. Hvis du er forkølet, kan du vælge ikke at give hånd, men du er i så fald forpligtet til at forklare hvorfor, for eksempel: “Jeg ville gerne give hånd, men jeg er ved at komme mig over en forkølelse, og jeg vil ikke give den til dig.”

Øjenkontakt

Øjenkontakt er dramatisk forskellig i forskellige kulturer. Ligesom håndtrykket er det en del af kropssproget, som kan håndteres dårligt. “Se på mig, når jeg taler til dig”, er en sætning, som vi måske hører fra en forælder eller lærer. Det er rigtigt, at vi skal se på den anden person i en samtale og kigge i hans eller hendes øjne. Dit blik er rettet mod den anden persons øjne eller næseryggen. I USA bør du se andre i øjnene (toppen af næsen) uden at stirre intenst: kigge dig omkring af og til.

Øjenkontakt er vigtig, hvis du taler foran en gruppe, og når du er en del af et publikum. Som taler forsøger du at engagere alle i dit emne. Som publikum viser du taleren, at du er engageret og værdsætter dette input. Igen skal du ikke stirre intenst, men holde et stabilt blik.

Gestus

Gestus er en anden komponent af kropssproget. I en forretningsmæssig sammenhæng er gestikulationer noget behersket. Undgå at støde ind i andre personer eller genstande, der befinder sig tæt på dig. Brug passende fagter til at gøre din pointe gældende.

Fidgeting er en anden gestus, der kan forekomme ubevidst. Nogle mennesker banker på blyanter eller knækker elastikker. Uanset hvilken vane du har, så undgå den.

Volumen og placering

Volumen og placering af samtalen er vigtig. Når du taler med andre, skal du bruge en lydstyrke, der er hørbar for disse personer og kun for dem. Du vil gerne undgå, at andre bliver tvunget til at høre din samtale, når de måske selv forsøger at føre en samtale. Din lydstyrke vil blive tilpasset til situationen i samtalen. Undgå mobiltelefoner i nærheden af andre, da lydstyrken ofte er irriterende. Hvis du er nødt til at bruge en mobiltelefon, så flyt dig til et sted med lidt privatliv. Forretningssamtaler har et særligt behov for sikkerhed.

Det er aldrig hensigtsmæssigt, uanset hvor høj lydstyrke du har, at drøfte virksomhedens fortrolige oplysninger uden for et sikkert arbejdsområde. Hvis du finder dig selv nødsaget til at hviske, er du det forkerte sted at føre den samtale.

Det er dog ikke ensbetydende med, at enhver samtale er tilladt, bare fordi du befinder dig i kontorbygningen. Hvis du løber ind i din chef i en elevator eller på toilettet, bør du ikke forsøge at indlede en samtale om et forretningsmæssigt emne. Hvis din interaktion med en kollega er tilfældig, skal du behandle den på den måde med small talk. Hvis du har presserende ting at drøfte, så brug det øjeblik til at spørge, hvordan du kan finde et tidspunkt, hvor du kan føre den fulde samtale.

Skriftlig kommunikation

Professionel skriftlig kommunikation er et andet tegn på respekt for kolleger, der har betydning for en vellykket karriere. Selv om vi har dækket disse aspekter udførligt i dette kursus, er dette en påmindelse om, at du ikke må lade din vagt falde. Gør altid dit bedste arbejde, for der skal kun en eller to skødesløse e-mails eller memoer til at efterlade det indtryk, at det er sådan, du udfører alt dit arbejde.

Vis til tiden

Et andet vigtigt indtryk, du gør på andre, handler om punktlighed. I nogle kulturer er det passende og acceptabelt at komme for sent til et møde. Det gælder ikke i USA, hvor vi siger, at “tid er penge”. Personer i en magtposition kan lade underordnede vente. Selv om du måske ikke sætter pris på det, er du ofte nødt til at acceptere, at chefen venter på dig. Hvis ventetiden bliver for lang (mere end et kvarter), kan det være hensigtsmæssigt at forlade ordet, at du er nødt til at omlægge din tid og gå. Lad din virksomhedskultur, mødets vigtighed og samråd med andre involverede parter styre, hvordan du håndterer denne situation.

Firksomhedsarrangementer

Firksomhedsarrangementer kan være sjove, spændende og afslappede. Nogle gange bliver medarbejderne belønnet med stor underholdning privat eller på et offentligt sted. Nogle gange er kunderne værter for medarbejderne ved sportsbegivenheder. I mange situationer serveres der alkohol; husk dog, at disse arrangementer fortsat er et krav på arbejdspladsen snarere end en personlig oplevelse. De fortjener den samme grad af professionalisme som din opførsel på arbejdspladsen.

Retningslinjerne nedenfor er forslag og ikke faste regler for hver enkelt begivenhed, du deltager i i løbet af din karriere. Når du er i tvivl, bør du vælge den side af større formalitet eller respekt, især når du har kontakt med kunder eller personer over dig i virksomhedens hierarki. Opfør dig på en måde, der viser, at du er kvalificeret til din nuværende stilling og til stillinger langt over denne rang.

Sørg for at forstå formålet med hver enkelt virksomhedsbegivenhed og forbered dig på passende vis.

Eksterne begivenheder

I forbindelse med nogle begivenheder deltager personer uden for virksomheden. Det drejer sig bl.a. om sportsbegivenheder, teateraftener, særlige måltider eller andre aktiviteter. Når din virksomhed er vært for arrangementet, er det dit ansvar at møde og hilse på andre, der er blevet inviteret. Ved vigtige begivenheder udpeger virksomhederne ofte virksomhedsmedlemmer til at være værter for bestemte personer fra den anden organisation. Det kan være nødvendigt for medarbejderne at undersøge deres specifikke gæst for at genkende dem og indlede en passende samtale. Gæsterne skal være åbne over for at møde mange af værtsvirksomhedens medarbejdere. Alle bør medbringe visitkort til at præsentere sig selv og til brug i opfølgende samtaler, der skal planlægges senere.

Samtaler

Samtaler ved sociale arrangementer for virksomheder er ikke udelukkende relateret til forretning. Man skal dog passe på ikke at blive alt for personlig. Det sociale miljø er med til at skabe et personligt møde, men det er stadig et professionelt forhold. Medarbejderen i en værtsvirksomhed, der interagerer med en gæst, bør arbejde på at dele ansvaret for samtalen, med et lille fokus på, at gæsten taler mere end medarbejderen. Når din virksomhed er vært, er du ansvarlig for gæstens komfort, ligesom når du er vært for en gæst i dit hjem, hvilket kan omfatte opbevaring af jakker, påpegning af seværdigheder og faciliteter eller ledelse af samtalen med interessante forespørgsler. Som gæst skal du forvente at blive godt behandlet, men undgå at udnytte det.

Selv uden en bestemt dagsorden kan spørgsmål som f.eks. følgende sætte samtalen i gang eller udfylde de stille perioder:

• Har du altid boet i ?
• Hvad fik dig til at arbejde for?
• Har du planlagt nogen rejser i den nærmeste fremtid?

For specifikke begivenheder, f.eks. en teaterudflugt eller en sportsbegivenhed, skal du lave lidt hjemmearbejde på forhånd, så du kan vise forståelse for begivenheden. “Ja, der afholdes tidskørsler ved Indy 500-løbet i de fire efterfølgende weekender for at fastlægge løbsrækkefølgen.” Eller: “Denne forestilling er en genindspilning af hittet af samme navn fra 1964. Dengang spillede Jack Cassidy hovedrollen og vandt en Tony.”

Hvis et socialt arrangement foregår siddende, skal du sørge for at engagere dig på lige fod med dem, der sidder til venstre og højre for dig og eventuelt på den anden side af bordet. Giv din opmærksomhed til gæsterne i stedet for til dine kolleger. Du kan besøge dine kolleger på kontoret.

Introduktioner

Når hver person indtræder i en samtale, skal du præsentere det nye medlem for dem i gruppen. Introduktioner er mere end: “Susan, det her er Renan. Renan, det her er Susan”. Giv hver person en måde at komme ind i samtalen på. “Susan, det er Renan. Han er leder af salget på vestkysten. Renan, det her er Susan, hun er lige kommet til os efter at have afsluttet sin uddannelse i Missouri.” Mens værtsorganisationen bør tage føringen i introduktionerne, bør det ikke holde dig tilbage som vært eller gæst.

Måske er en af de mest akavede situationer, når det er dig, der træder ind i et område, hvor alle allerede synes at være optaget af andre. Det kan være fristende at bruge tid på at beundre buffeten, baren eller kunsten. Husk, at dette er en social begivenhed, så du skal være social. Find en sandsynlig gruppe, ræk hånden frem og sig: “Hej, jeg hedder Susan fra ABCo. Må jeg få dit navn?” Eller: “Det ser ikke ud til, at jeg kender nogen her, kan du hjælpe mig med at gøre en ende på det?” Så længe du ser venlig ud og bruger de første øjeblikke af samtalen på at lytte opmærksomt, bør du klare dig fint.

Hvis din virksomhed er vært, skal du sørge for at kigge efter gæster, der ser ud til at stå akavet alene, og invitere dem ind i din samtalegruppe. Du er ikke forpligtet over for denne person under hele arrangementet, men giv personen en mulighed for at engagere sig. Ligesom du måske bliver træt af en person, kan den pågældende person også blive træt af dig. Lad den blide undskyldning, at du vil hilse på en anden person eller fylde en drink op igen, frigøre jer begge fra samtalen. Hvis din afrejse får den anden til at blive forvirret, så introducer den pågældende person til en ny gruppe, inden du går væk. Det er sociale arrangementer med henblik på at skabe flere relationer.

De grundlæggende ting

De følgende forslag er sandsynligvis velkendte for alle, men alligevel overser vi dem af og til, når vi bliver optaget af vores egne behov.

• Lad din mobiltelefon ligge i bilen eller på lydløs. Tjek ikke din telefon af nogen som helst grund, før du er helt alene og ude af syne. Som enten vært eller gæst giver mobiltelefonen alle andre et fingerpeg om, at du har din opmærksomhed et andet sted.
• Tyg ikke tyggegummi.

Bordskikke

Der findes omfattende vejledninger på nettet om bordskikke. Denne liste er et resumé af de større punkter, der hjælper dig med at gøre et passende førstehåndsindtryk.

• Læg din serviet i skødet, når du har sat dig. Hvis du er til et arrangement med vært, skal du vente på, at værten eller værtinden lægger sin serviet. Når du er færdig med måltidet, folder du din serviet og lægger den på bordet. Læg aldrig servietten på en brugt tallerken, og læg den aldrig tilbage på bordet, mens andre spiser.
• Start med spisebestik fra ydersiden af borddækningen, og arbejd dig indad. For eksempel er den mindre salatgaffel langt til venstre. Den vigtigste middagsgaffel er til højre for salatgaflen. Dessertgaflen er til højre for middagsgaflen eller nærmest din tallerken.
• Bestil ting, som din virksomhed ville være villig til at betale for, eller ting, der virker ens for værtsfirmaet. En forretningsmiddag er ikke en lejlighed for dig til at forkæle dig selv.
• Tag din første bid først, når alle er blevet serveret. Hvis der er tale om et værtsarrangement, må du ikke begynde at spise, før værten eller værtinden lægger sin gaffel på sin tallerken eller tager en bid.
• Passer maden til din højre side. Hvis du starter denne ret, skal du tilbyde den til venstre og derefter tage din portion, før du rækker den videre.
• Bede andre om at række dig ting, i stedet for at række ud foran nogen.
• Brød rives, ikke skæres.
• Du må aldrig tale med mad i munden. Tag små bidder, så der er en lille pause fra spørgsmål til svar.
• Fokuser mindre på at spise og mere på gæsterne. Anden servering bør kun tages, når den tilbydes. Dit hovedmål er at udvikle relationer; nyd maden, men husk, hvor dit fokus bør være.
• Føl dig ikke forpligtet til at spise mad, som du ikke bryder dig om. Du bør dog undgå at bekendtgøre, hvad du ikke kan lide. Værdsæt indsatsen på dine vegne, selv om du ikke sætter pris på madvaren.
• Hvis arrangementet er et cocktailparty med forretter, kan du finde dig selv stående, mens du forsøger at balancere en drink, en tallerken og din serviet og redskaber, samtidig med at du skal give hånd til de mennesker, du møder. Husk på din spisesituation, når du vælger madvarer, og spring f.eks. over den kødskive, du skal skære, uanset hvor lækker den ser ud. Tro det eller ej, men der findes online ressourcer, der kan hjælpe dig med at finde ud af denne balancegang.

Alkohol og marihuana

Det er ikke usædvanligt, at der bliver serveret alkohol ved sociale forretningsarrangementer. Med ændringer i nogle staters love er det muligt, at marihuana snart vil dukke op ved disse arrangementer. Hvis du normalt ikke bruger nogen af disse stoffer, skal du ikke føle dig forpligtet til at bruge dem ved en forretningsudflugt, og du skal bestemt ikke vælge et forretningsarrangement til at prøve dem for første gang. Afvis forsigtigt og undgå at komme med undskyldninger, begrundelser eller latterliggørelse. Du kan blot sige “Nej, tak” eller bede om et alternativ, f.eks. te.

Hvis du ønsker at acceptere et tilbud, så gør det. Husk dog, at formålet med denne sociale interaktion er at opbygge relationer, ikke at starte en stor fest. Hold nøje øje med dit indtag og sørg for at begrænse dit indtag til mindre end værten og langt, langt mindre end den lovbestemte grænse.

Som vært har du som vært et vist ansvar for enhver gæst, der drikker sig mæt ved arrangementet. Vær opmærksom på medarbejdere eller gæster, der måske har overforbrugt sig. Selv om det kan være en vanskelig samtale, er det bedre at sørge for gæsternes sikkerhed end at lade dem tage af sted under påvirkning. Hvis arrangementet afholdes sammen med en ekstern udbyder, har lederen af denne virksomhed måske en måde at håndtere berusede gæster på. Bed om hjælp. Tilbyd aldrig at køre en anden person hjem, medmindre du er helt ædru. Som gæst eller vært er det langt klogere at hyre transport fra tredjepart.

Interne arrangementer

Nogle arrangementer er kun for virksomhedens personale eller for virksomhedens personale og nogle få udvalgte personer med tæt relation til virksomheden. Ligesom eksterne arrangementer kan disse arrangementer finde sted ved sportsbegivenheder, i teatret eller andre eksterne steder. Selv når virksomheden siger, at du er inviteret som en påskønnelse af din indsats, betyder det ikke, at du skal overforbruge enhver del af arrangementet. Det er fortsat en professionel arbejdsbegivenhed. Ved disse arrangementer er det dit ansvar at møde og hilse på de andre, der er blevet inviteret. Prøv at bevæge dig ud og gå i dialog med folk, som ikke er dine sædvanlige arbejdsvenner. Ved virkelig store arrangementer kan det være praktisk at have visitkort med.

Samtaler

Samtaler ved interne arrangementer svarer til samtaler ved eksterne arrangementer. Den er ikke udelukkende relateret til forretning. Man skal dog passe på ikke at blive alt for personlig. Det sociale miljø er med til at etablere et personligt forhold, men det er stadig et professionelt forhold. Tag din del af ansvaret for at skabe interessante samtaler og hjælpe dem til at komme videre. Brug lignende samtalestartere som anbefalet ovenfor.

Samarbejd lige så meget med dem, du kan lide, som med dine mindre foretrukne kolleger. Du kan besøge nære kolleger på kontoret.

Indføringer

I nogle store virksomheder er det ikke alle, der kender hinanden. Nyd denne mulighed for at lære nye kolleger at kende. Indgå i introduktioner som diskuteret ovenfor.

Hvad enten interne eller eksterne sociale arrangementer kan få os til at føle os alene i en menneskemængde. Hold øje med personer, der virker fortabte eller isolerede, og inviter dem ind i aktiviteterne. Hvis du føler dig fortabt eller isoleret, så find en diskussionsgruppe, som du kan deltage i.

Grundlaget

Grundlaget, som er diskuteret ovenfor, gælder også for interne sociale engagementer. Et enkelt ord af forsigtighed vedrører alkohol og marihuana (når det er lovligt). Det kan være fristende at føle, at det er i orden at drikke lidt mere eller ryge lidt mere, da den interne organisation er “familie”. Det er ikke rigtigt at give sig overdrevent meget hen ved et firmaarrangement. Det er fortsat en professionel sammenkomst. Din karriere har forrang. Desuden kan din virksomhed have et juridisk ansvar for sine gæster.