Qué aprenderá a hacer: Discutir las mejores prácticas de etiqueta en el lugar de trabajo

Este módulo se centra en el trabajo en grupos y equipos. Los buenos modales o la etiqueta es un tema subyacente para comenzar la interacción con el pie derecho. Aunque algunas de las cosas que se tratan en esta sección pueden parecer de conocimiento común o de sentido común, puede ser útil que se nos recuerden los modales básicos. Además, hay varios recordatorios o lecciones importantes sobre el trabajo con otros y la asistencia a eventos corporativos.

Interacción en el lugar de trabajo

La primera y quizás más duradera impresión que usted hace en el lugar de trabajo comienza con los modales: cómo se lleva y cómo se comporta. Hay muchas cuestiones culturales relacionadas con la forma de comportarse en el lugar de trabajo. Al igual que el resto de este curso, estas lecciones se basan en la cultura empresarial estadounidense. Si te relacionas con personas de otros países o culturas, asegúrate de estudiar sus normas culturales. Hay una gran cantidad de recursos disponibles en línea para obtener información sobre la etiqueta de negocios para los viajes internacionales.

Vestimenta

A la distancia, las impresiones iniciales comienzan con la vestimenta. ¿Está usted vestido adecuadamente para este lugar de trabajo? “Vestirse bien” cambia el significado de un club de sábado por la noche a un lugar de culto al lugar de trabajo. A falta de un uniforme o de una política de vestimenta corporativa directa, fíjate en lo que llevan tu jefe y el jefe de tu jefe en el lugar de trabajo. Intenta vestir como esas personas siempre que sea apropiado para el trabajo que realmente haces. Sin embargo, no exageres de manera que no encajes. Si todo el mundo en su lugar de trabajo lleva pantalones y camisas de vestir, ¡no lleve un traje de tres piezas!

Un poco de sabiduría compartida es vestir como el empleado que quiere ser con su próximo ascenso. Hay veces que te pueden pedir que asistas a un evento fuera del lugar de trabajo habitual. Incluso puede ser algo social (como llevar a un cliente a comer). Es mejor preguntar a los demás sobre la vestimenta adecuada que presentarse mal vestido. Esta habilidad funciona en situaciones individuales y especialmente bien cuando se trata de un grupo. Piensa en tu vestimenta como una muestra de respeto hacia la otra u otras personas.

Lenguaje corporal

La segunda impresión que das es con el lenguaje corporal. La postura (una forma de lenguaje corporal) comunica mucho sobre ti. ¿Te mantienes erguido, con los hombros hacia atrás, pero sin rigidez? ¿Se levanta cuando alguien nuevo entra en la habitación? ¿Tiene las piernas o los tobillos cruzados? ¿Levantas la cabeza y miras a la otra persona? Si las respuestas a estas preguntas son “sí”, identifican a alguien preparado para hacer el trabajo del día, alguien que está seguro de sí mismo.

En la conversación, debes estar atento y copiar suavemente el lenguaje corporal de los demás con los que hablas. Si la otra persona se inclina un poco, deberías considerar hacerlo también. Si la otra persona está inclinada hacia atrás en su silla, puedes hacer lo mismo. Evita copiar o imitar los movimientos de la otra persona, pero sí síguela sutilmente con movimientos similares. Esto es más apropiado si la otra persona tiene rango o poder organizativo.

La proximidad, o el espacio que rodea a los individuos, es otro componente del lenguaje corporal muy ligado a la cultura. Empiece por respetar los espacios de trabajo de los demás. Tanto si tu compañero de trabajo está en una oficina como en un cubículo, haz una pausa para obtener permiso para entrar en ese espacio. Una vez que te encuentres en el rango de conversación de otra persona, nadie sacará una cinta métrica para determinar lo cerca o lo lejos que debes ponerte de otra persona, pero sí existe la distancia adecuada y el respeto al espacio personal. Empieza a una distancia en la que te sientas cómodo. Si notas que la persona retrocede suavemente, entonces estás demasiado cerca. Si la persona se acerca, se inclina para escuchar o te pide repetidamente que le repitas, puede que estés demasiado lejos. Si la persona con la que hablas está sentada, intenta sentarte cerca de ella para estar al mismo nivel de conversación. Si esto no es posible, asegúrate de no estar tan cerca como para que la persona sienta que la estás mirando por encima del hombro. Si está sentado y la persona con la que está conversando está de pie, ofrézcale un asiento cerca de usted o póngase de pie para estar a su altura.

Saludos

Los saludos con la mano son la base de los saludos comerciales y profesionales. Son otra forma de empezar con buen pie, o no. Su reputación puede hacerse en esta interacción de pocos segundos. Extienda la mano derecha para agarrar la mano derecha de la otra persona. Agarre la mano con firmeza, pero no de manera que sugiera una competencia de fuerza. Estreche suavemente la mano hacia arriba y hacia abajo tres o cuatro veces. Al estrecharla, mire a la otra persona a los ojos y continúe la conversación. Es conveniente esforzarse por estrechar la mano a todos los miembros del grupo o de las inmediaciones. En una sala de 100 personas, nadie estrechará la mano a todo el mundo, pero sí salude a los que estén cerca de usted o a los que puedan entrar en esa zona. Si alguien está herido o enfermo, puede optar por no dar la mano. Respete sus deseos al respecto y limítese a ofrecer un amistoso “Es un placer conocerle”. Si está resfriado, puede optar por no dar la mano, pero entonces está obligado a explicar por qué, por ejemplo: “Me encantaría dar la mano, pero estoy superando un resfriado y no querría dársela a usted”.

Contacto visual

El contacto visual es dramáticamente diferente entre las distintas culturas. Al igual que el apretón de manos, es una parte del lenguaje corporal que puede manejarse mal. “Mírame cuando te hablo”, es una frase que podemos escuchar de un padre o profesor. Es cierto que debemos mirar a la otra persona en una conversación y mirarla a los ojos. La mirada se dirige a los ojos de la otra persona o al puente de su nariz. En los Estados Unidos, se debe mirar a los ojos a los demás (parte superior de la nariz) sin mirar fijamente: mirar a su alrededor de vez en cuando.

El contacto visual es importante si se habla delante de un grupo y cuando se forma parte de un público. Como orador, está tratando de involucrar a todos con su tema. Como público, está mostrando al orador que está comprometido y que valora su aportación. De nuevo, no mire fijamente, sino que mantenga una mirada fija.

Gestos

Los gestos son otro componente del lenguaje corporal. En un entorno de negocios, los gestos son algo contenido. Evite chocar con otras personas u objetos que estén cerca de usted. Utilice los gestos apropiados para expresar su punto de vista.

La agitación es otro gesto que puede ocurrir inconscientemente. Algunas personas dan golpecitos a los lápices o encajan gomas elásticas. Sea cual sea su hábito, evítelo.

Volumen y ubicación

El volumen y la ubicación de la conversación son importantes. Cuando hable con otras personas, utilice un volumen que sea audible para esas personas y sólo para ellas. Quiere evitar que los demás se vean forzados a escuchar su conversación cuando ellos pueden estar tratando de tener sus propias conversaciones. Su volumen se ajustará a la situación de la conversación. Evite los teléfonos móviles cerca de los demás, ya que el volumen suele ser molesto. Si tiene que utilizar un móvil, diríjase a un lugar con cierta privacidad. Las conversaciones de negocios tienen una necesidad especial de seguridad.

Nunca es apropiado, sea cual sea su volumen, hablar de información privada de la empresa fuera de un espacio de trabajo seguro. Si se ve en la necesidad de susurrar, entonces está en el lugar equivocado para tener esa conversación.

Sin embargo, el simple hecho de estar en el edificio de la oficina no hace que cualquier conversación sea válida. Si se encuentra con su jefe en un ascensor o en el baño, no debería intentar entablar una conversación sobre un tema de negocios. Si tu interacción con un colega es casual, trátalo así con una pequeña charla. Si tiene asuntos urgentes que discutir, aproveche ese momento para preguntar cómo encontrar un momento para tener la conversación completa.

Comunicación escrita

La comunicación escrita profesional es otro signo de respeto hacia los compañeros de trabajo que importa para una carrera exitosa. Aunque hemos tratado esos aspectos ampliamente en este curso, este es un recordatorio para no bajar la guardia. Haga siempre su mejor trabajo porque basta con uno o dos correos electrónicos o memorandos descuidados para dejar la impresión de que esa es la forma en que realiza todo su trabajo.

Sea puntual

Otra impresión importante que causa en los demás tiene que ver con la puntualidad. En algunas culturas, es apropiado y aceptable llegar tarde a una reunión. Esto no es así en Estados Unidos, donde decimos que “el tiempo es oro”. Las personas en posición de poder pueden hacer esperar a sus subordinados. Aunque no lo aprecien, a menudo tendrán que aceptar la espera del jefe. Si la espera se alarga demasiado (más de quince minutos), puede ser conveniente dejar constancia de que hay que reprogramar y marcharse. Deje que la cultura de su empresa, la importancia de la reunión y la consulta con otras personas involucradas dirijan la forma de manejar esta situación.

Eventos de la empresa

Los eventos de la empresa pueden ser divertidos, emocionantes y relajados. A veces los empleados son recompensados con un gran entretenimiento en privado o en un lugar público. En ocasiones, los empleados reciben a los clientes en eventos deportivos. En muchas situaciones, se sirve alcohol; sin embargo, recuerde que estos eventos siguen siendo un requisito del lugar de trabajo y no una experiencia personal. Se merecen el mismo nivel de profesionalidad que su comportamiento en el lugar de trabajo.

Las directrices que figuran a continuación son sugerencias, no reglas rígidas para cada evento al que asista a lo largo de su carrera. En caso de duda, peca de mayor formalidad o respeto, especialmente cuando se relaciona con clientes o personas que están por encima de usted en la jerarquía de la empresa. Compórtese de manera que demuestre que está cualificado para su puesto actual y para puestos muy por encima de ese rango.

Para cada evento de la empresa, asegúrese de comprender el propósito del mismo y de prepararse adecuadamente.

Eventos externos

Algunos eventos incluyen a personas ajenas a la empresa. Estos incluyen eventos deportivos, noches en el teatro, comidas especiales u otras actividades. Cuando su empresa es la anfitriona del evento, es su responsabilidad conocer y saludar a las personas que han sido invitadas. En el caso de eventos importantes, las empresas suelen asignar a miembros de la empresa para que reciban a personas concretas de la otra organización. Es posible que los empleados tengan que investigar a su invitado específico para reconocerlo y entablar una conversación adecuada. Los invitados deben estar dispuestos a conocer a muchos de los empleados de la empresa anfitriona. Todos deben llevar tarjetas de visita para presentarse y para utilizarlas en las conversaciones de seguimiento que se programen más adelante.

Conversación

La conversación en los eventos sociales empresariales no está relacionada exclusivamente con los negocios. Sin embargo, hay que tener cuidado de no volverse demasiado personal. El entorno social ayuda a establecer un encuentro personal, pero sigue siendo una relación profesional. El empleado de una empresa anfitriona que interactúa con un invitado debe esforzarse por compartir las responsabilidades de la conversación, con un ligero énfasis en que el invitado hable más que el empleado. Al igual que en el caso de un invitado que reciba en su casa, cuando su empresa es la anfitriona, usted es responsable de la comodidad del invitado, lo que puede incluir guardar los abrigos, señalar las vistas y los servicios, o dirigir la conversación con preguntas interesantes. Como invitado, debe esperar ser bien tratado, pero evitar aprovecharse.

Sin una agenda asignada, preguntas como las siguientes pueden iniciar la conversación o rellenar los momentos de calma:

• ¿Siempre ha vivido en ?
• ¿Qué le ha llevado a trabajar para?
• ¿Tiene algún viaje previsto en un futuro próximo?

Para eventos específicos, como una salida al teatro o un evento deportivo, haga un poco de tarea antes para que pueda demostrar que entiende el evento. “Sí, las pruebas contrarreloj en la Indy 500 se celebran durante los cuatro fines de semana siguientes para establecer el orden de la carrera”. O bien, “esta representación es un remake del éxito de 1964 del mismo nombre. En aquel entonces, Jack Cassidy interpretó el papel principal y ganó un Tony”.

Si un evento social es sentado, asegúrese de relacionarse por igual con los que están sentados a su izquierda, a su derecha y posiblemente al otro lado de la mesa. Preste atención a los invitados más que a sus compañeros de trabajo. Puede visitar a sus compañeros de trabajo en la oficina.

Presentaciones

Cuando cada persona entre en una conversación, presente al nuevo miembro a los del grupo. Las presentaciones son algo más que “Susan, este es Renan. Renan, ella es Susan”. Dé a cada persona una forma de entrar en la conversación. “Susan, este es Renan. Es el jefe de ventas de la costa oeste. Renan, esta es Susan, acaba de unirse a nosotros tras graduarse en la universidad en Missouri”. Aunque la organización anfitriona debe tomar la iniciativa en las presentaciones, eso no debe frenarle a usted como anfitrión o invitado.

Tal vez una de las situaciones más incómodas es cuando usted es el que entra en una zona en la que todo el mundo parece ya comprometido con los demás. Puede ser tentador pasar el tiempo admirando el buffet, el bar o el arte. Recuerda que se trata de una ocasión social, así que debes ser social. Busque un grupo probable, extienda la mano y diga: “Hola, soy Susan de ABCo. ¿Me pueden decir su nombre?”. O: “Parece que no conozco a nadie aquí, ¿puede ayudarme a acabar con eso?”. Mientras tenga un aspecto amistoso y pase los momentos iniciales de la conversación escuchando atentamente, no tendrá problemas.

Si su empresa es la organización anfitriona, asegúrese de buscar a los invitados que parezcan estar incómodamente solos e invítelos a su grupo de conversación. No está obligado a atender a esta persona durante todo el evento, pero ofrézcale una forma de participar. Al igual que usted puede cansarse de una persona, esa persona también podría hacerlo de usted. Permita que la suave excusa de querer saludar a otra persona o rellenar una bebida les libere a ambos de la conversación. Si tu marcha desvía al otro, presenta a esa persona a un nuevo grupo antes de alejarte. Se trata de actos sociales con la intención de establecer más relaciones.

Los fundamentos

Las sugerencias que siguen son probablemente bien conocidas por todos, sin embargo, ocasionalmente las pasamos por alto al estar absortos en nuestras propias necesidades.

• Deje su teléfono celular en su auto o en silencio. No compruebe su teléfono por ningún motivo hasta que esté completamente solo y fuera de la vista. Ya sea como anfitrión o como invitado, el teléfono móvil da pistas a todos los demás de que tiene su atención en otra parte.
• No mastique chicle.

Modos en la mesa

Hay extensas guías en línea sobre los modales en la mesa. Esta lista es un resumen de los elementos más importantes que le ayudarán a causar una primera impresión adecuada.

• Ponga la servilleta en su regazo una vez sentado. Si está en un evento con anfitrión, espere a que el anfitrión o la anfitriona coloque su servilleta. Cuando termine la comida, doble la servilleta de forma casual y colóquela en la mesa. No coloque nunca la servilleta en un plato usado ni la devuelva a la mesa mientras los demás estén comiendo.
• Empiece con los utensilios de comedor desde el exterior del cubierto y vaya avanzando. Por ejemplo, el tenedor de ensalada más pequeño está a la izquierda. El tenedor de la cena principal está a la derecha del tenedor de la ensalada. El tenedor de postre está a la derecha del tenedor de la cena o más cerca de su plato.
• Pida artículos que su empresa esté dispuesta a pagar o artículos que parezcan similares a los de la empresa anfitriona. Una cena de negocios no es una oportunidad para darse un capricho.
• Tome su primer bocado sólo después de que todos estén servidos. Si se trata de un evento en el que el anfitrión es el anfitrión, no empiece a comer hasta que el anfitrión o la anfitriona coloque el tenedor en su plato o dé un bocado.
• Pase la comida a su derecha. Si está comenzando el plato, ofrézcalo a la izquierda y luego tome su porción antes de pasar.
• Pida a los demás que le pasen los artículos, en lugar de alcanzarlos delante de cualquiera.
• El pan se rasga, no se corta.
• Nunca hable con la comida en la boca. Tome pequeños bocados para que la pausa entre la pregunta y la respuesta sea pequeña.
• Considere menos la comida y más a los invitados. Las segundas raciones deben tomarse sólo cuando se ofrezcan. Su principal objetivo es desarrollar relaciones; disfrute de la comida pero recuerde en qué debe centrarse.
• No se sienta obligado a comer alimentos que no le interesen. Sin embargo, debes evitar anunciar lo que no te gusta. Aprecie el esfuerzo en su favor incluso si no aprecia el alimento.
• Si el evento es un cóctel con aperitivos, es posible que se encuentre de pie mientras intenta equilibrar una bebida, un plato y su servilleta y utensilios mientras también estrecha la mano a las personas que conoce. Ten en cuenta tu situación alimentaria a la hora de elegir los alimentos, por ejemplo, evita la loncha de carne que tienes que cortar por muy deliciosa que parezca. Lo creas o no, hay recursos en línea que te ayudarán a resolver este acto de equilibrio.

Alcohol y marihuana

No es raro que se sirva alcohol en los eventos sociales de negocios. Con los cambios en las leyes de algunos estados, es posible que la marihuana pronto haga su aparición en estos eventos. Si no suele consumir ninguno de estos productos, no se sienta obligado a consumirlos en una salida de negocios y, definitivamente, no elija un evento de negocios para probarlos por primera vez. Rechace con delicadeza y evite ofrecer excusas, razones o burlas. Puede decir simplemente “No, gracias” o pedir una alternativa, como un té.

Si quiere aceptar una oferta, hágalo. Sin embargo, recuerde que el propósito de esta interacción social es construir relaciones, no iniciar una gran fiesta. Vigile su ingesta con cuidado y asegúrese de limitarla a menos que el anfitrión y mucho, mucho menos que el límite legal.

Como empresa anfitriona, tiene una cierta cantidad de responsabilidad por cualquier invitado que se entregue al evento. Esté atento a los empleados o invitados que puedan haberse excedido. Aunque puede ser una conversación difícil, es mejor mantener a los invitados a salvo que dejarlos salir bajo la influencia. Si el evento se organiza con un proveedor externo, tal vez el gerente de esa empresa tenga una forma de lidiar con los clientes ebrios. Pide ayuda. Nunca te ofrezcas a llevar a nadie a casa si no estás completamente sobrio. Como invitado o anfitrión, es mucho más prudente contratar el transporte de un tercero.

Eventos internos

Algunos eventos son sólo para el personal de la empresa o para el personal de la empresa y unas pocas personas selectas con estrecha relación con la empresa. Al igual que los eventos externos, estos pueden tener lugar en eventos deportivos, el teatro u otros lugares externos. Aunque la empresa diga que estás invitado como agradecimiento a tus esfuerzos, eso no significa que debas exagerar en ninguna parte del evento. Sigue siendo un evento de trabajo profesional. En estos eventos, es tu responsabilidad conocer y saludar a los demás que han sido invitados. Intenta diversificar y relacionarte con personas que no son tus amigos habituales del trabajo. En los eventos realmente grandes, puede ser útil tener tarjetas de visita.

Conversación

La conversación en los eventos internos es similar a la conversación en los eventos externos. No está relacionada exclusivamente con los negocios. Sin embargo, hay que tener cuidado de no caer en lo personal. El entorno social ayuda a establecer una relación personal, pero sigue siendo una relación profesional. Hazte cargo de tu parte para crear conversaciones interesantes y ayudar a que avancen. Utilice iniciadores de conversación similares a los recomendados anteriormente.

Entre en contacto por igual con aquellos que le agradan y con sus compañeros de trabajo menos preferidos. Puede visitar a los compañeros de trabajo cercanos en la oficina.

Presentaciones

En algunas empresas grandes, no todos se conocen. Aproveche esta oportunidad para conocer a nuevos compañeros. Haga presentaciones como se ha comentado anteriormente.

Los eventos sociales, ya sean internos o externos, pueden hacernos sentir solos en una multitud. Busque personas que parezcan perdidas o aisladas e invítelas a participar en las actividades. Si se siente perdido o aislado, busque un grupo de discusión en el que pueda participar.

Los fundamentos

Los fundamentos comentados anteriormente se aplican igualmente a los compromisos sociales internos. Una palabra de precaución se refiere al alcohol y la marihuana (cuando son legales). Puede ser tentador sentir que está bien beber un poco más o fumar un poco más ya que la organización interna es “familiar”. No está bien excederse en ningún evento de la empresa. Sigue siendo una reunión profesional. Tu carrera tiene prioridad. Además, su empresa puede tener responsabilidad legal por sus invitados.