Vad du kommer att lära dig att göra: Du lär dig: Diskutera bästa praxis för etikett på arbetsplatsen

Denna modul fokuserar på arbete i grupper och team. Gott uppförande eller etikett är ett underliggande tema för att börja interaktionen på rätt sätt. Även om en del av de saker som diskuteras i det här avsnittet kan tyckas vara allmän kunskap eller sunt förnuft kan det vara bra att bli påmind om grundläggande uppförande. Dessutom finns det flera viktiga påminnelser eller lärdomar om att arbeta med andra och delta i företagsevenemang.

Interaktion på arbetsplatsen

Det första och kanske mest bestående intrycket som du gör på arbetsplatsen börjar med manér: hur du bär dig åt och hur du beter dig. Det finns många kulturella frågor inblandade när man diskuterar hur man beter sig på arbetsplatsen. Liksom resten av kursen är dessa lektioner baserade på amerikansk företagskultur. Om du har kontakt med personer från andra länder eller kulturer, se till att du studerar deras kulturella normer. Det finns omfattande resurser på nätet för information om affärsetikett vid internationella resor.

Klädsel

På avstånd börjar de första intrycken med klädseln. Är du lämpligt klädd för den här arbetsplatsen? Att “klä upp sig” ändrar betydelse från en lördagsklubb till en gudstjänstlokal till arbetsplatsen. I avsaknad av en uniform eller en direkt policy för företagets klädsel, titta på vad din chef och din chefs chef har på sig på arbetsplatsen. Försök att klä dig som dessa personer så länge det är lämpligt för det arbete du faktiskt utför. Men överdriv inte på ett sätt som gör att du inte passar in. Om alla på din arbetsplats bär byxor och skjortor ska du inte bära en tredelad kostym!

En delad visdom är att klä dig som den anställde du vill vara vid din nästa befordran. Det finns tillfällen då du kan bli ombedd att delta i ett evenemang utanför den vanliga arbetsplatsen. Det kan till och med vara lite socialt (t.ex. att ta med en kund ut på en middag). Det är bättre att fråga andra om lämplig klädsel än att dyka upp felaktigt klädd. Den här färdigheten fungerar i enskilda situationer och särskilt bra när du är i grupp. Se din klädsel som ett sätt att visa respekt för den eller de andra personerna.

Kroppsspråk

Det andra intrycket du gör är med kroppsspråket. Kroppshållning (en form av kroppsspråk) kommunicerar mycket om dig. Står du upprätt med axlarna bakåt, men inte stelt? Reste du dig upp när någon ny kom in i rummet? Är dina ben eller vrister korsade? Är ditt huvud uppåt och tittar på den andra personen? Om svaren på dessa frågor är “ja” identifierar de någon som är redo att utföra dagens arbete, någon som är självsäker.

I samtal bör du vara uppmärksam på och försiktigt kopiera kroppsspråket hos andra som du talar med. Om den andra personen lutar sig lite inåt bör du överväga att göra det också. Om den andra personen lutar sig tillbaka mot sin stol kan du göra detsamma. Undvik att kopiera eller efterlikna den andra personens rörelser, men följ subtilt efter honom eller henne med liknande rörelser. Detta är mer lämpligt om den andra personen har organisatorisk rang eller makt.

Närhet, eller utrymmet runt individer, är en annan mycket kulturellt bunden komponent i kroppsspråket. Börja med att respektera andras arbetsutrymmen. Oavsett om din kollega sitter på ett kontor eller i ett bås, stanna upp för att få tillåtelse att gå in i det utrymmet. När du väl befinner dig inom samtalsavstånd till en annan person kommer ingen att ta fram ett måttband för att avgöra hur nära eller långt man ska stå från någon annan, men det finns något som heter lämpligt avstånd och respekt för det personliga utrymmet. Börja på ett avstånd där du känner dig bekväm. Om du märker att personen försiktigt backar tillbaka är du för nära. Om personen antingen flyttar sig in, lutar sig in för att höra eller upprepade gånger ber dig upprepa dig kan du vara för långt ifrån. Om personen du talar med sitter, försök att sitta nära honom eller henne så att du är på samma samtalsnivå. Om detta inte är möjligt, se till att du inte står så nära att de känner att du tittar ner på dem. Om du sitter och personen du samtalar med står, erbjud dem en plats nära dig eller stå upp så att du är på samma nivå som dem.

Handshakes

Handshakes är en viktig del av affärs- och yrkeshälsningar. De är ett annat sätt att få en bra start – eller inte. Ditt rykte kan skapas under dessa få sekunder av interaktion. Sträck dig med din högra hand för att ta tag i den andra personens högra hand. Ta ett fast grepp, men inte på ett sätt som tyder på en styrkekonkurrens. Skaka händerna upp och ner försiktigt tre till fyra gånger. När du skakar handen, se den andra personen i ögonen och fortsätt samtalet. Det är lämpligt att anstränga sig för att skaka hand med alla i gruppen eller den närmaste omgivningen. I ett rum med 100 personer kommer ingen att skaka hand med alla, men hälsa på dem som står dig nära eller som kommer in i området. Om någon är skadad eller sjuk kan han eller hon välja att inte skaka hand. Respektera deras önskemål i detta fall och erbjud bara ett vänligt “Det är ett nöje att träffa dig”. Om du är förkyld kan du välja att inte skaka hand, men du är då skyldig att förklara varför, till exempel: “Jag skulle gärna vilja skaka hand, men jag håller på att komma över en förkylning och vill inte ge den till dig.”

Ögonkontakt

Ögonkontakt skiljer sig dramatiskt mellan olika kulturer. Precis som handslaget är det en del av kroppsspråket som kan hanteras dåligt. “Titta på mig när jag pratar med dig” är en fras som vi kanske hör från en förälder eller lärare. Det stämmer att vi bör titta på den andra personen i ett samtal och se honom eller henne i ögonen. Din blick är riktad mot den andra personens ögon eller näsbryggan. I USA bör du se andra i ögonen (toppen av näsan) utan att stirra intensivt: titta dig omkring emellanåt.

Ögonkontakt är viktigt om du talar inför en grupp och när du är en del av en publik. Som talare försöker du engagera alla i ditt ämne. Som publik visar du talaren att du är engagerad och värdesätter denna input. Återigen, stirra inte intensivt utan håll en stadig blick.

Gestalter

Gestalter är en annan del av kroppsspråket. I en affärsmiljö är gester något begränsade. Undvik att stöta till andra personer eller föremål som befinner sig nära dig. Använd lämpliga gester för att göra din poäng.

Fidgeting är en annan gest som kan förekomma omedvetet. Vissa människor knackar på pennor eller knäpper gummiband. Oavsett vilken vana du har, undvik den.

Volym och plats

Volym och plats för samtalet är viktigt. När du talar med andra, använd en volym som är hörbar för dessa personer och endast för dem. Du vill undvika att andra tvingas höra ditt samtal när de kanske försöker föra egna samtal. Din volym kommer att anpassas till samtalssituationen. Undvik mobiltelefoner i närheten av andra eftersom volymen ofta är irriterande. Om du måste använda en mobiltelefon, förflytta dig till en plats med lite avskildhet. Affärssamtal har ett särskilt behov av säkerhet.

Det är aldrig lämpligt, oavsett vilken volym du har, att diskutera företagets konfidentiella information utanför en säker arbetslokal. Om du finner dig själv i behov av att viska är du på fel plats för att föra det samtalet.

Då du bara befinner dig i kontorsbyggnaden innebär dock inte att alla samtal är tillåtna. Om du stöter på din chef i hissen eller på toaletten ska du inte försöka inleda en konversation om ett affärsämne. Om din interaktion med en kollega är en tillfällighet ska du behandla den så med småprat. Om du har brådskande saker att diskutera så använd det ögonblicket till att fråga hur du kan hitta en tid för att ha en fullständig konversation.

Skriftlig kommunikation

Professionell skriftlig kommunikation är ett annat tecken på respekt för arbetskamrater som har betydelse för en framgångsrik karriär. Även om vi har behandlat dessa aspekter utförligt i den här kursen är detta en påminnelse om att inte sänka garden. Gör alltid ditt bästa arbete eftersom det bara krävs ett eller två slarviga e-postmeddelanden eller memos för att ge intryck av att det är så du sköter allt ditt arbete.

Var i tid

Ett annat viktigt intryck du gör på andra handlar om punktlighet. I vissa kulturer är det lämpligt och acceptabelt att komma för sent till ett möte. Detta gäller inte i USA där vi säger att “tid är pengar”. Personer i maktposition kan låta underordnade vänta. Även om du kanske inte uppskattar det måste du ofta acceptera att vänta på chefen. Om väntan blir för lång (mer än femton minuter) kan det vara lämpligt att lämna ordet du behöver boka om och gå. Låt din företagskultur, mötets betydelse och samråd med andra inblandade styra hur du hanterar denna situation.

Företagsevenemang

Företagsevenemang kan vara roliga, spännande och avslappnade. Ibland belönas anställda med stor underhållning privat eller på en offentlig plats. Kunderna blir ibland värdar för de anställda vid sportevenemang. I många situationer serveras alkohol; kom dock ihåg att dessa evenemang förblir ett krav på arbetsplatsen snarare än en personlig upplevelse. De förtjänar samma nivå av professionalism som ditt beteende på arbetsplatsen.

Riktlinjerna nedan är förslag, inte rigida regler för varje evenemang du deltar i under din karriär. När du är osäker bör du välja den formellare eller mer respektfulla sidan, särskilt när du har kontakt med kunder eller personer som befinner sig högre upp i företagets hierarki än du själv. Uppför dig på ett sätt som visar att du är kvalificerad för din nuvarande befattning och för befattningar långt ovanför denna rang.

För varje företagsevenemang ska du se till att du förstår syftet med evenemanget och förbereda dig på lämpligt sätt.

Externa evenemang

Vissa evenemang inkluderar personer utanför företaget. Det rör sig till exempel om sportevenemang, teaterkvällar, speciella måltider eller andra aktiviteter. När ditt företag står som värd för evenemanget är det ditt ansvar att träffa och hälsa på andra som har bjudits in. Vid viktiga evenemang utser företagen ofta företagsmedlemmar att vara värdar för specifika personer från den andra organisationen. Anställda kan behöva undersöka sin specifika gäst för att känna igen honom eller henne och föra en lämplig konversation. Gästerna måste vara öppna för att träffa många av värdföretagets anställda. Alla bör ha med sig visitkort för att kunna presentera sig och för att kunna använda dem i uppföljande samtal som planeras senare.

Samtal

Samtal vid sociala företagsevenemang är inte uteslutande relaterade till affärer. Man måste dock se till att det inte blir alltför personligt. Den sociala miljön bidrar till att skapa ett personligt möte, men det förblir ändå en professionell relation. Den anställde på ett värdföretag som interagerar med en gäst bör arbeta för att dela upp ansvaret för konversationen, med ett litet fokus på att gästen talar mer än den anställde. När ditt företag är värd är du ansvarig för gästens bekvämlighet, precis som när det gäller en gäst som du tar emot i ditt hem, vilket kan innebära att du städar undan rockar, pekar ut sevärdheter och bekvämligheter eller leder samtalet med intressanta frågor. Som gäst bör du förvänta dig att bli väl behandlad, men undvik att dra fördel av det.

Om du inte har en bestämd dagordning kan frågor som följande sätta igång konversationen eller fylla ut luckorna:

• Har du alltid bott i ?
• Vad fick dig att arbeta för?
• Har du några planerade resor inom den närmaste framtiden?

För särskilda evenemang, t.ex. en teaterutflykt eller ett sportevenemang, gör lite hemläxa i förväg så att du kan visa att du förstår evenemanget. “Ja, tidstester vid Indy 500 hålls för de fyra kommande helgerna för att fastställa tävlingsordningen.” Eller: “Den här föreställningen är en nyinspelning av 1964 års succé med samma namn. På den tiden spelade Jack Cassidy huvudrollen och vann en Tony.”

Om du sitter vid ett socialt evenemang ska du se till att engagera dig på samma sätt som de som sitter till vänster och höger om dig och eventuellt på andra sidan bordet. Lämna din uppmärksamhet åt gästerna snarare än åt dina medarbetare. Du kan besöka dina medarbetare på kontoret.

Introduktioner

När varje person deltar i ett samtal, presentera den nya medlemmen för de andra i gruppen. Introduktioner är mer än “Susan, det här är Renan. Renan, det här är Susan”. Ge varje person ett sätt att komma in i samtalet. “Susan, det här är Renan. Han är chef för försäljningen på västkusten. Renan, det här är Susan, hon har precis börjat hos oss efter att ha tagit examen från college i Missouri.” Även om värdorganisationen bör ta ledningen när det gäller presentationer bör det inte hålla dig tillbaka som värd eller gäst.

En av de mest besvärliga situationerna är kanske när det är du som kommer in i ett område där alla redan verkar vara upptagna med andra. Det kan vara frestande att ägna tid åt att beundra buffén, baren eller konsten. Kom ihåg att detta är ett socialt tillfälle, så du måste vara social. Hitta en trolig grupp, räck ut handen och säg: “Hej, jag är Susan från ABCo. Kan jag få ditt namn?” Eller: “Jag verkar inte känna någon här, kan du hjälpa mig att få slut på det?”. Så länge du ser vänlig ut och tillbringar de första stunderna av samtalet med att lyssna uppmärksamt bör det gå bra.

Om ditt företag är värdorganisation, se till att leta efter gäster som verkar stå obekvämt ensamma och bjud in dem till din samtalsgrupp. Du är inte förpliktigad till denna person under hela evenemanget, men erbjud personen ett sätt att engagera sig. Precis som du kan tröttna på en person kan den personen tröttna på dig. Låt den vänliga ursäkten att du vill hälsa på någon annan eller fylla på en drink frigöra er båda från samtalet. Om din avfärd leder till att den andra blir förvirrad, presentera den personen för en ny grupp innan du går därifrån. Detta är sociala evenemang med avsikt att skapa fler relationer.

Grunderna

De förslag som följer är troligen välkända av alla, men vi förbiser dem ibland när vi blir upptagna av våra egna behov.

• Lämna din mobiltelefon i bilen eller på ljudlöst läge. Kontrollera inte telefonen av någon anledning förrän du är helt ensam och utom synhåll. Som antingen värd eller gäst ger mobiltelefonen alla andra en ledtråd om att du har din uppmärksamhet någon annanstans.
• Tugg inte tuggummi.

Bordsskick

Det finns omfattande guider på nätet om bordsskick. Den här listan är en sammanfattning av de större punkterna som hjälper dig att göra ett lämpligt första intryck.

• Lägg servetten i knät när du väl sitter ner. Om du är på ett evenemang med värdskap, vänta på att värden eller värdinnan lägger sin servett. När du är klar med måltiden viker du nonchalant ihop din servett och lägger den på bordet. Lägg aldrig servetten på en använd tallrik och lägg aldrig tillbaka den på bordet medan andra äter.
• Start med matredskap från utsidan av dukningen och arbeta dig inåt. Till exempel ligger den mindre salladsgaffeln längst till vänster. Den huvudsakliga middagsgaffeln ligger till höger om salladsgaffeln. Dessertgaffeln ligger till höger om middagsgaffeln eller närmast din tallrik.
• Beställ artiklar som ditt företag skulle vara villigt att betala för eller artiklar som verkar likna värdföretagets. En affärsmiddag är inte ett tillfälle för dig att unna dig något.
• Ta din första tugga först när alla är serverade. Om evenemanget är ett värdskap, börja inte äta förrän värden eller värdinnan lägger sin gaffel på sin tallrik eller tar en tugga.
• Förmedla maten till höger. Om du börjar denna maträtt, erbjud den till vänster och ta sedan din portion innan du lämnar den vidare.
• Bjud andra att lämna över saker till dig, i stället för att sträcka ut handen framför någon.
• Brödet rivs, inte skärs.
• Prata aldrig med mat i munnen. Ta små bitar så att uppehållet från fråga till svar blir litet.
• Fokusera mindre på att äta och mer på gästerna. Andra portioner bör endast tas när de erbjuds. Ditt främsta mål är att utveckla relationer; njut av maten men kom ihåg var ditt fokus bör ligga.
• Känn dig inte tvingad att äta mat som du inte tycker om. Du bör dock undvika att tillkännage det du inte tycker om. Uppskatta ansträngningen för din räkning även om du inte uppskattar maten.
• Om evenemanget är ett cocktailparty med aptitretare kan det hända att du står och försöker balansera en drink, en tallrik, din servett och dina redskap samtidigt som du skakar hand med människor du träffar. Tänk på din matsituation när du väljer mat, hoppa till exempel över köttskivan som du måste skära upp, oavsett hur läcker den ser ut. Tro det eller ej, men det finns resurser på nätet som kan hjälpa dig att hitta den här balansakten.

Alkohol och marijuana

Det är inte ovanligt att det serveras alkohol vid sociala affärsevenemang. Med förändringar i vissa delstaters lagar är det möjligt att marijuana snart kommer att dyka upp vid dessa evenemang. Om du inte brukar använda något av dessa, känn dig inte skyldig att använda dem vid en affärsutflykt och välj definitivt inte ett affärsevenemang för att prova dem för första gången. Avvisa försiktigt och undvik att erbjuda ursäkter, skäl eller förlöjligande. Du kan helt enkelt säga “Nej tack” eller be om ett alternativ, till exempel te.

Om du vill acceptera ett erbjudande, gör det då. Kom dock ihåg att syftet med denna sociala interaktion är att bygga relationer, inte att starta en stor fest. Håll noga koll på ditt intag och se till att du begränsar ditt intag till mindre än värden och långt, långt mindre än den lagstadgade gränsen.

Som värdföretag har du ett visst ansvar för alla gäster som äter på evenemanget. Var uppmärksam på anställda eller gäster som kan ha överdrivit. Även om det kan vara en svår konversation är det bättre att hålla gästen säker än att låta dem åka härifrån påverkade. Om evenemanget anordnas tillsammans med en extern leverantör kanske chefen för den koncernen har ett sätt att hantera berusade gäster. Be om hjälp. Erbjud aldrig att köra någon annan hem om du inte är helt nykter. Som gäst eller värd är det mycket klokare att anlita transport från tredje part.

Interna evenemang

Vissa evenemang är endast avsedda för företagets personal eller för företagets personal och några få utvalda personer med nära relation till företaget. Liksom externa evenemang kan dessa äga rum på sportevenemang, teater eller andra externa platser. Även om företaget säger att du är inbjuden som en uppskattning för dina insatser betyder det inte att du ska överdriva någon del av evenemanget. Detta förblir en professionell arbetsevenemang. Vid dessa evenemang är det ditt ansvar att träffa och hälsa på de andra som har bjudits in. Försök att förgrena dig och träffa människor som inte är dina vanliga arbetskamrater. Vid riktigt stora evenemang kan visitkort vara praktiskt att ha med sig.

Samtal

Samtal vid interna evenemang liknar samtal vid externa evenemang. Det är inte uteslutande relaterat till affärer. Man måste dock se till att det inte blir alltför personligt. Den sociala miljön bidrar till att skapa en personlig relation, men det förblir ändå en professionell relation. Ta din del av ansvaret för att skapa intressanta konversationer och hjälpa dem framåt. Använd liknande konversationsstartare som rekommenderas ovan.

Engagera lika mycket med dem du gillar som med dina mindre föredragna medarbetare. Du kan besöka nära medarbetare på kontoret.

Introduktioner

I vissa stora företag känner inte alla varandra. Njut av denna möjlighet att lära känna nya kollegor. Delta i introduktioner som diskuteras ovan.

Oavsett om de är interna eller externa kan sociala evenemang få oss att känna oss ensamma i en folkmassa. Leta efter personer som verkar vilsna eller isolerade och bjud in dem till aktiviteterna. Om du känner dig vilsen eller isolerad, hitta en diskussionsgrupp att delta i.

Grunderna

Grunderna som diskuteras ovan gäller i lika hög grad för interna sociala engagemang. Ett ord av försiktighet gäller alkohol och marijuana (när det är lagligt). Det kan vara frestande att känna att det är okej att dricka lite mer eller röka lite mer eftersom den interna organisationen är “familj”. Det är inte rätt att överdrivet hänge sig åt vid något företagsevenemang. Detta förblir en professionell sammankomst. Din karriär har företräde. Dessutom kan ditt företag ha ett juridiskt ansvar för sina gäster.